Сергей, закупщик зерновых культур, работающий в огромном агрохолдинге, проводит целые дни в дороге, помогая фермерам продавать свое зерно. Его работа заключается в организации взаимодействия между многочисленными сторонами — подрядчиками, планировщиками, перевозчиками, операторами зерновых элеваторов, переработчиками, финансистами и другими.
Сергей рассказывает: «Я просто принял как неизбежное, что большая часть моего общения с большинством этих людей является неформальной и неорганизованной. Поэтому я ношу с собой блокнот. Я достаю его и делаю заметки по каждой задаче весь день. А в конце дня я обрабатываю эти записи – отправляю кучи сообщений и писем на основе моих заметок. Это упорядочивает то, что я делал в течение дня, и не дает мне что-то упустить».
Добавьте структуру в неструктурированное взаимодействие на работе, и вы получите гораздо лучший результат. Таким образом улучшаются ваши организационные навыки и качество всей работы. Пример Сергея здесь показателен – не стоит пытаться за один раз обработать сложную задачу на ходу. При таком подходе теряется внимательность к деталям и можно упустить важные детали. Это особенно верно, когда вас часто отвлекают — вам идет непрерывный поток вопросов или комментариев, когда вы как раз заняты чем-то другим.
В этой статье мы рассмотрим основные проблемы организации рабочих процессов, способы развить организационные навыки и умения, а также способы и методы оценки сотрудников и кандидатов на организационные навыки. Статья предназначена, в первую очередь, для HR-специалистов, но будет полезна и широкому спектру профессионалов.
Сначала рассмотрим проблему, о которой говорят все офисные сотрудники и руководители – поток отвлекающих сообщений и визитов.
Исследование, проведенное Harvard Business University в 2023 году, показало, что, если вы занимаетесь сложной работой, и вас отвлекают, то внимательность и вовлеченность падает на 45-55%. И она возвращается к уровню до прерывания не менее чем через 15-20 минут. Другими словами, после того, как вы отвлеклись от основной задачи, вам потребуется минимум 15-20 минут, чтобы вернуться к ней, даже если вы упорно продолжаете заниматься этой задачей. В течения дня такие прерывания, если они происходят постоянно, снижают вашу вовлеченность и эффективность на 30-35%. То есть, вы работаете на треть хуже, если отвлекаетесь.
Особенно дорого отвлекающие факторы обходятся управленцам и ключевым сотрудникам, цена времени которых стоит высоко. Для руководителей и таких сотрудников развитые организационные навыки и навыки приоритизации задач особенно важны и являются необходимостью для их эффективной работы.
В ряде передовых компаний, особенно в IT, уже давно принята практика запрета на отвлекающие факторы, даже на деловые сообщения в мессенджерах и совещания в течение выделенных периодов. Например, время с 10 до 12 и с 15 до 17 – это время, которое выделяется на вашу самостоятельную работу над проектом, когда запрещено отвлекать других и запрещено отвлекаться самому. Особенно хорошо такая практика работает в компаниях и коллективах, где требуется вовлеченная сосредоточенная работа, не требующая кооперации – написание кода, работа с документами или планами, финансовая отчетность и пр.
Потратьте 5 минут и вспомните, кто и что чаще всего вас отвлекает? И кого вы регулярно отвлекаете? Чаще всего, такие отвлекающие факторы могут поместиться в списке из 5-10 пунктов. И, как показывает практика, при сознательном подходе к этой проблеме, вполне возможно значительно сократить количество отвлекающих визитов, сообщений и иных факторов.
Кроме того, при должном внимании к ним, казалось бы, одноразовые сообщения могут стать причиной важных и повторяющихся встреч и разговоров. Опять же, ключ в том, чтобы структурировать эти отвлекающие факторы и организовать их.
Попробуйте такой подход. Когда один из ваших постоянных отвлекающих визитеров в следующий раз прервет вас, не отмахивайтесь от разговора, но предложите запланировать отдельную встречу. В промежутке между этим моментом и запланированной встречей предложите каждому из вас вести список того, что вы хотите обсудить с другим, и немного подготовиться перед встречей.
Представьте, насколько продуктивнее будет этот разговор, чем все эти заскоки на 5 минут. Если все пройдет продуктивно, возможно, запланируйте еще один разговор. Цель состоит в том, чтобы войти в ритм регулярного, структурированного общения, вместо того, чтобы иметь дело со всеми этими неструктурированными отвлекающими разговорами, которые, вроде бы, должны длиться 3 минуты, но забирают треть вашего внимания и рабочей производительности.
Это особенно хорошо работает с клиентами, требующими постоянного внимания, и теми, кто привык звонить или писать вам в любое время дня и ночи, потому что они считают, что вы должны быть всегда на связи за их деньги. Такие клиенты или руководителя часто являются вашим главным приоритетом, поэтому вы всегда готовы включаться в их проблемы и задачи, даже когда заняты другой работой. Но вы можете обслужить их гораздо лучше и избавить себя от множества раздражений, обращая внимание на частоту их сообщений и звонков и планируя регулярные личные встречи, чтобы опередить такие проблемы. Если вы выстроите правильный ритм структурированных встреч, вы избежите большинства причин отвлекаться, за исключением действительно чрезвычайных ситуаций.
Что, если вы тот человек, который регулярно отвлекает других? Возможно, вы никогда не задумывались о том, как влияют ваши сообщения и просьбы на рабочий процесс, когда засыпаете своих поставщиков или подчиненных вопросами или комментариями, пока они пытаются работать. Или, может быть, вы обнаруживаете, что отвлекаете своего руководителя или важного коллегу почти ежедневно, потому что вам нужны ответы или помощь.
Попробуйте вместо этого попросить этих людей о специально выделенной встрече. Это может быть совместный обед или перерыв на кофе или 15-минутная беседа в конференц-зале. Сохраните свои вопросы и подготовьтесь к встрече заранее. Ваши подчиненные, поставщики, начальник или коллеги будут вам благодарны. Никто не может реагировать наилучшим образом, когда его отвлекают от других запланированных задач. Зачем вам быть постоянной помехой для кого-либо?
Если вы руководитель или незаменимый специалист, то вас бомбардируют люди, которые думают, что вы можете сделать все. Вам просто нужно сделать выбор среди этих конкурирующих приоритетов, планов и эго. Некоторые вещи не будут сделаны до тех пор, пока не будут сделаны, а некоторые вещи могут не быть сделаны вообще. Этот факт неизбежен.
У многих ответственных сотрудников, и особенно у управленцев, часто развивается синдром чрезмерной ответственности – желание везде успеть и всем помочь в их просьбах и задачах. Такой синдром часто приводит к эмоциональному выгоранию и постоянной усталости – это итог постоянного отвлечения и частого переключения внимания. Справиться с ним помогает развитие навыков приоритизации и организационных навыков.
Организационные компетенции включают в себя следующие навыки:
Все эти компетенции взаимосвязаны и требуются для любого человека, который стремится к высокой рабочей эффективности и производительности. Они включают в себя как навыки самоорганизации, так и навыки работы в команде. Организация деятельности подразумевает личную организованность и навыки распределения задач, и надежность и ответственность перед другими – коллегами, руководством и всей организацией.
Оценка организационных навыков у сотрудников и кандидатов проводится с помощью следующих основных инструментов:
Все эти инструменты и методы оценки персонала и кандидатов используются на различных этапах работы и для различных целей. Например, для найма и первичной оценки лучше всего подходят тесты, собеседование и практические задания.
Для оценки уже нанятых сотрудников с целью их повышения или перемещения – тесты и ассесменты, а также оценка 360 градусов с помощью обратной связи от коллег, руководителя и клиентов.
Все эти инструменты имеют свои достоинства и недостатки. Так, например, собеседование является достаточно точным методом оценки, если проводится опытным HR-специалистом, но требует много времени на его организацию и не дает возможности массовой оценки. Ассессмент позволяет провести массовую и достаточно быструю оценку, но это самый дорогой и сложный метод оценки в плане организации. Тесты и опросники являются универсальным и самым простым и быстрым инструментом оценки, они дают точные и надежные данные для первичной оценки навыков, компетенций, личности и мотивации, но не могут быть единственным методом оценки и требуют верификации и подтверждения данных собеседованием для финального кадрового решения.
Ресурс HRLIDER посвящен тестам для оценки персонала и программным инструментам оценки. Нами разработана база уникальных авторских тестов для оценки сотрудников и кандидатов по 25 шкалам, среди которых в обязательном порядке проводится оценка организационных навыков и навыков планирования.
Компетенции, оцениваемые у кандидатов на офисные позиции:
Навыки организации работы напрямую связаны с эффективностью и производительностью и должны оцениваться у кандидата на любую позицию – линейного или управленческого уровня.
Данные компетенции оцениваются с помощью ситуационных тестов в сервисе оценки персонала EMPLOYER.HRLIDER. Ситуационные тесты представляют собой мини-сценарии, где симулируются условия какой-либо ситуации, возможной в работе сотрудника на его рабочем месте. Чаще всего это конфликты или проблемные ситуации, так как именно в непростой рабочей ситуации человек наиболее полно демонстрирует свои личностные особенности и приобретенные навыки и умения. Тестирование сотрудников и кандидатов при приеме на работу позволяет точно и объективно оценить уровень развития компетенций и сделать прогноз о будущей успешности кандидата на конкретном рабочем месте. Мы разработали более 200 тестовых вопросов на оценку производительности и офисных компетенций, чтобы помочь HR-специалистам и руководителям в оценке персонала.
Помимо этих компетенций мы проводим оценку мотивации, черт личности, важных для высокой производительности в работе и способности сотрудников и кандидатов.
Платформа тестирования кандидатов при приеме на работу EMPLOYER.HRLIDER создана, чтобы помочь вам проводить эффективную и быструю оценку персонала и кандидатов на работу в вашу компанию. Наши преимущества – простота использования, доступность и надежность результатов.
Наши клиенты сообщают, что качество найма (удержание и производительность) у новых сотрудников выросло на 45-50%, а затраты времени и сил на подбор и оценку кандидатов сократились на 60%.
Позвоните нам +7906-13-77-333 и мы за 10 минут расскажем как применять системы оценки персонала, тесты и иные инструменты оценки персонала и кандидатов для вашей организации.
А также мы можем провести для Вас оценку 3х кандидатов или сотрудников бесплатно, чтобы Вы оценили наш сервис оценки. Нажмите на кнопку «ПОЛУЧИТЬ ДОСТУП» и введите Ваш емейл и телефон. Мы свяжемся с Вами и поможем.
Читайте наши другие статьи о методах и инструментах оценки персонала и ключевых качествах сотрудников для оценки:
Как оценивать и отслеживать производительность сотрудника: 5 шагов для руководителя
20 самых популярных вопросов собеседования при найме руководителей
Психологические тесты для руководителей
8 стратегий поиска лучших управленцев: как найти лидера, который реально обеспечит процветание фирмы
Самые эффективные команды: 4 качества лучших рабочих команд
Командная работа и эмоциональный интеллект – две стороны одной медали
Психологические тесты при приеме на работу и качества, которые они проверяют
Ситуационный тест — индикатор ваших навыков оперативного мышления
OPQ32: личностный опросник от SHL, что это и какие компетенции он проверяет
Личностные опросники: что это такое и в чем их сложность
Рабочие компетенции и системы компетенций: определение, типы и оценка
5 главных качеств кандидата, которые ведут к высокой производительности труда
Как нанимать людей быстро, но эффективно
Самоорганизация как компетенция для оценки при приеме на работу
Профессиональная этика работника: что это и как ее оценивают работодатели
Мотивация и карьерные цели кандидатов и сотрудников: как их оценивают работодатели
Нацеленность на результат: оценка компетенции при приеме на работу
Оценка деятельности сотрудника: для чего, как сделать, примеры
Тесты и ассесменты для менеджеров по продажам
Ключевые компетенции, которые оценивают работодатели при приеме на работу
10 ключевых компетенций, оцениваемых с помощью тестов при приеме на работу
Психологическая устойчивость как компетенция при оценке при приеме на работу
Почему измерение профессиональных компетенций имеет решающее значение для удержания сотрудников
Коммуникативные навыки и тесты на оценку навыков коммуникации
Ситуационные тесты на оценку компетенции «командная работа»
Ответственность как компетенция работника: как ее оценивают работ
Big 4FMCGTalent QБанкивербальные тестыВремя героевДобыча и энергетикаКонкурсыЛидеры РоссииЛогические тестыоценка кандидатаОценка кандидатовоценка квалификацииоценка личностиоценка мотивацииОценка персоналаОценка сотрудниковПодбор IT специалистовПодбор менеджеровПодбор персоналаПодбор программистовПодбор руководителейПрием на работуПримеры тестовПроизводствоРезюмеРозничные сетисистема оценки персоналаСобеседованиеСоветы работодателямТестирование кандидатов при приеме на работуТестирование персоналаТестыТесты SHLУспешная карьераЧисловые тестыэкопси 
