Тайм менеджмент или умение эффективно распоряжаться своим временем является одним из самых важных навыков в жизни человека. Навыки тайм менеджмента критично важны для многих сфер бизнеса, поэтому работодатели уделяют большое внимание их оценке у соискателей при приеме на работу. В этой статье мы рассмотрим эффективные принципы тайм менеджмента, способы их развития и методы их оценки со стороны работодателей.
Статья будет полезна как соискателям, которые готовятся к отбору при приеме на работу, так и работодателям, которым надо провести профессиональную оценку персонала и кандидатов на навыки тайм менеджмента и общую эффективность персонала.
Вы, возможно, задавались вопросом, как некоторые коллеги могут целую вечность болтать с другими, выпивая бесконечные чашки кофе, и при этом успевать выполнять всю свою работу, в то время как вы носитесь весь день без минуты отдыха, пытаясь справиться со своими делами. Ответ обычно заключается в том, что они умеют эффективно управлять своим временем.
Навыки тайм-менеджмента – это умение работать быстро, продуктивно и эффективно.
Это приобретаемые навыки, которые можно использовать в любом деле. Работодатели стремятся нанимать кандидатов, которые могут эффективно управлять своим временем, потому что они выполняют работу с высоким качеством и укладываются в сроки.
Тайм-менеджмент — это понимание того, что и когда нужно делать.
Навыки тайм-менеджмента — это универсальное описание, которое охватывает целый ряд способностей, включая организационные навыки, способность делегировать и расставлять приоритеты в рабочих нагрузках, многозадачность и решение проблем, а также принятие решений. Это один из ключевых факторов эффективности работы персонала, поэтому работодатели стремятся работать с теми, кто обладает развитыми навыками самоорганизации и управления своим временем – ведь это эффективные и результативные работники.
Хотя тайм-менеджмент необходим почти на каждом рабочем месте, многие профессии критично зависимы от соблюдения принципов тайм-менеджмента.
В первую очередь, это медицина – от того, успевают ли медсестры и врачи вовремя оказать квалифицированную помощь, зависят жизни людей. Особенно важно это для военной медицины и скорой помощи, где счет идет на секунды.
В профессиональных услугах, таких как юриспруденция или бухгалтерский учет, где часто необходимо выставлять счета по часам, специалистам необходимо вести четкий учет, какая работа выполняется в течение каждого часа. Точно так же для управления проектами или управления учетными записями, где критично важно своевременное/бюджетное выполнение проектов или кампаний, тайм менеджмент у сотрудников абсолютно необходим. В такой работе нужны люди, которые могут работать в режиме многозадачности и жонглировать различными элементами, ничего не забывать и везде успевать.
Тайм-менеджмент — это еще и умение эффективно организовать чужое время. Такие роли, как секретари и помощники по административным вопросам, требуют сильных навыков тайм-менеджмента, потому что работа заключается в управлении чужим временем – часто очень дорогостоящим. Например, представьте стоимость рабочего времени топ-менеджеров Газпрома, Роснефти, Росатома или высших федеральных чиновников. Их время расписано не по минутам, а по секундам – и это нисколько не преувеличение. И представьте ответственность, которая лежит на их секретарях и помощниках – стоимость их ошибки будет очень высокой.
Как кандидат, вы должны быть в состоянии продемонстрировать вашу способность эффективно управлять своим временем. По смыслу, навыки тайм-менеджмента помогают определить конкретные действия, необходимые для достижения выбранной цели для любого человека и любого проекта.
На рабочем месте тайм менеджмент заключается в эффективной организации рабочей нагрузки — обычно с помощью списков дел или планов работы. Речь идет о знании того, как расставлять приоритеты в своих задачах, и о том, как и когда делегировать их другим.
Если вы умеете эффективно управлять своим временем, вы сможете быстро выполнять задачи и снизите воздействие стресса.
А если у вас плохо с навыками управления временем, вы обнаружите, что выполнение задач занимает гораздо больше времени, чем предполагалось. В результате вы можете не уложиться в сроки или вам придется работать сверхурочно, чтобы завершить работу. Качество вашей работы может снизиться, или вы можете не знать, как расставить приоритеты для выполнения задач. Все это может вести к тому, что на фоне других коллег вы будете смотреться неэффективным сотрудником, и это может иметь печальные последствия.
Существуют различные инструменты и техники, которые вы можете использовать на рабочем месте, чтобы улучшить свои навыки управления временем.
Самый простой и наглядный способ — матрица Эйзенхауэра также известная как матрица приоритетов. Она позволяет визуализировать задачи, требующие приоритета. Например, ниже мы приведем такую матрицу для офисного работника – координатора проекта.
Как видно из примера, матрица Эйзенхауэра разбивает ваши ежедневные задачи на срочные/важные задачи. Это позволяет вам определить, какими должны быть ваши приоритеты. Вы можете разбить эти цели на отдельные шаги, которые позволят вам увидеть, что вам нужно сделать для достижения этих целей. Работники с развитыми навыками тайм-менеджмента, как правило, составляют подробные списки дел, чтобы расставить приоритеты задач.
Многозадачность на рабочем месте также является ключевым элементом эффективного тайм-менеджмента. Маловероятно, что вы будете работать только над одной задачей за раз, поэтому вам нужно найти стратегии, которые позволят вам работать над разными задачами одновременно.
Тайм-менеджмент — это компетенция, которая включает в себя широкий спектр навыков и принципов. Мы выделили 10 основных:
Грамотное управление временем позволяет принимать эффективные решения. Это потому, что вы можете видеть, что нужно сделать и когда.
Частью тайм-менеджмента является знание того, что вы можете сделать. Если вы знаете, что задачи нужно выполнять, но у вас нет времени на их выполнение самостоятельно, вы можете делегировать их другим. Это одна из важнейших компетенций любого руководителя, и она всегда оценивается в ходе тестов и собеседований при приеме на работу и в конкурсе «Лидеры России».
Легко начать сначала с приятных задач, но это не всегда самые важные или срочные дела.
Ваши навыки тайм-менеджмента должны позволить вам сосредоточить свое внимание на приоритетах, не отвлекаясь на второстепенное, пока не выполнено основное.
Ваш тайм-менеджмент заключается в постановке целей и понимании того, что вам нужно делать.
Это могут быть краткосрочные или долгосрочные цели. Было бы полезно, если бы вы подумали о том, что достижимо и реалистично.
Для этого полезно следовать схеме SMART для постановки целей — каждая цель должна быть:
Навыки управления временем заключаются в том, чтобы быть организованным и использовать методы тщательного планирования для планирования ваших задач. Это дает вам четкое представление о том, что вам нужно сделать и почему.
Организация — это создание решения, которое позволит вам работать эффективно, иметь чистый и опрятный стол, логичную систему хранения документов или знать, как тщательно планировать свои встречи.
Как мы уже говорили выше, знание того, как расставить приоритеты в своей рабочей нагрузке, является признаком того, что вы можете хорошо управлять своим временем.
Вам нужно уметь определять, какие задачи являются срочными, важными или трудоемкими, и выделять достаточно времени для их выполнения.
Если вы умеете находить решения разных рабочих проблем, то, скорее всего, вы уже сильны и в тайм-менеджменте.
Это потому, что вы можете определить решения, которые позволят вам преодолеть любые проблемы и поддерживать проекты в нужном русле.
Проверка, что вы выделяете достаточно времени для задач и встреч — хороший признак эффективного тайм-менеджмента.
Когда вы встречаетесь с кем-то, вы должны предвидеть, сколько времени может занять разговор, и предусмотреть достаточно времени, чтобы вы не отставали от графика.
Можете ли вы видеть более широкую картину? Можете ли вы установить, почему определенные задачи должны быть приоритетными и как это связано с вашей общей бизнес-стратегией?
Знание того, что важно для итогового результата, может помочь вам определить ключевые приоритеты. Тайм менеджмент может быть и в масштабе года или десятилетия – он того он не перестает быть важным и актуальным.
Грамотный тайм-менеджмент позволяет эффективно справляться со стрессом. Если вы не перегружены работой, вы можете быть гораздо более спокойным человеком и наслаждаться лучшим балансом между работой и личной жизнью.
Те, у кого плохие навыки тайм-менеджмента, гораздо чаще вынуждены работать сверхурочно и страдать от последствий эмоционального выгорания.
Как мы писали выше, работодатели уделяют большое внимание отбору кандидатов с уже развитыми навыками управления временем. Основные способы оценки персонала и кандидатов на эти навыки – личностные и ситуационные тесты и собеседование. Кандидаты, которые показывают низкие результаты на тестированию по тайм менеджменту обычно сразу отсеиваются и даже не доходят до собеседования.
Приведем пару примеров тестов на тайм менеджмент. Это ситуационные тесты для офисного персонала.
Пример 1
Правильный ответ и объяснение
Пример 2
Правильный ответ и объяснение
Вопросы собеседования на оценку навыком тайм менеджмента обычно включают в себя поведенческие вопросы. То есть вопросы, в которых от вас потребуется привести примеры того, как вы действовали в той или иной ситуации. Например:
Вопросы тестов и собеседований на тайм менеджмент могут быть разнообразны, но, если вы уже обладаете развитыми навыками управления временем, то они не составят для вас затруднений.
Хорошие навыки тайм-менеджмента могут быть наработаны за довольно быстрое время при внимании к ним. Мы убеждены, что это того стоит – если вам часто не хватает ни на что времени, то изучите наши рекомендации ниже, и вы скоро улучшите качество своей жизни.
Одна из самых простых стратегий — понять, как ставить цели.
Разбейте свои задачи на управляемые части — некоторые планы могут быть краткосрочными; другие могут быть более долгосрочными. Ваши цели могут быть проектными или личными.
Если вы хотите продвинуться по карьерной лестнице, долгосрочной целью может стать переход на более высокую должность.
Если вы разобьете это на управляемые краткосрочные цели, вам, возможно, придется инвестировать в новые возможности обучения, чтобы повысить свою квалификацию или потратить время на обновление своего резюме.
Если вы постоянно участвуете в собраниях или отвечаете на электронные письма/телефонные звонки, у вас может быстро не хватить времени для выполнения другой работы.
Вы можете использовать функцию «Не беспокоить» на своем телефоне или электронной почте, чтобы у вас было достаточно времени для работы над приоритетными задачами.
Еще один навык — знать, когда вам нужно посетить собрание. Если вы ожидаете длительного обсуждения, которое повлияет на вашу способность выполнять свою работу, почему бы не оценить, сможете ли вы участвовать только в течение короткого периода времени? Вы можете спросить, можете ли вы покинуть встречу в подходящий момент, освобождая вас для продолжения работы.
Расстановка приоритетов требует оценки, что нужно делать в первую очередь. Это навык, который развивается с опытом и практикой новой деятельности.
Вы можете работать с руководителем или опытным коллегой, чтобы определить приоритеты. Или вы могли бы найти способы делегировать задачи другим — возможно, коллегам или даже передать их на аутсорсинг сторонним подрядчикам.
Здесь могут быть эффективны списки дел и рабочие планы. Чем полнее список, тем легче узнать свои пределы того, что вы можете или не можете делать.
Навыки тайм-менеджмента охватывают множество различных навыков. Поэтому вам нужно четко понимать, как они все сочетаются друг с другом.
При написании резюме или сопроводительного письма вам необходимо обратить внимание рекрутера на ваши навыки тайм-менеджмента, но важно привести практические примеры того, когда и где они использовались. Особенно важно это для работы секретарей и ассистентов важных лиц.
Тайм-менеджмент заключается не в том, чтобы показать работодателю, что вы готовы работать сверхурочно, чтобы добиться цели, а в том, чтобы продемонстрировать примеры того, как вы выполнили задачи или цели в отведенные промежутки времени.
Помните, что тайм-менеджмент — это навык, которому можно научиться и который можно улучшить. Всегда будут области для улучшения, и чем больше у вас будет практики, тем лучше станут ваши навыки тайм-менеджмента.
Если вы хотите посмотреть примеры тестов на тайм менеджмент, то приглашаем зайти на наш сайт. На HRLider мы подобрали для вас крупнейшую русскоязычную базу тестов при приеме на работу. Наши тесты помогут вам, если вы соискатель и готовитесь к тестированию при приеме на работу, и, если вы представитель работодателя и вам нужно провести оценку навыков и компетенций кандидатов. Начните с бесплатного демо-доступа по кнопке Попробовать бесплатно ниже или свяжитесь с нами при любых вопросах.
Если вы представитель работодателя, то с нами вы сможете провести профессиональную оценку компетенций, личности, мотивации и интеллектуальных способностей кандидатов. Платформа оценки персонала EMPLOYER.HRLIDER создана, чтобы помочь вам проводить эффективную и быструю онлайн-оценку персонала и кандидатов на работу в вашу компанию. Наши преимущества – простота использования (старт за 5 минут), доступность (средняя стоимость одного тестирования – 80 рублей) и надежность результатов.
Наши клиенты сообщают, что качество найма (удержание и производительность) у новых сотрудников выросло на 45-50%, а затраты времени и сил на подбор и оценку кандидатов сократились до 60%.
Позвоните нам для консультации по телефону или в мессенджерах +7906-13-77-333 и начните работу на EMPLOYER.HRLIDER за 10 минут!
Тайм-менеджмент является одной из нескольких ключевых компетенций, которые оцениваются работодателями. Читайте больше о них в наших статьях:
Ключевые компетенции, которые оценивают работодатели при приеме на работу
Ситуационные тесты на оценку компетенции «командная работа»
Тесты на эмоциональный интеллект — что это, примеры, рекомендации по решению
Почему мы нуждаемся в чутком лидерстве больше, чем когда-либо
Профессиональная этика работника: что это и как ее оценивают работодатели
Ситуационные тесты на сильные стороны
Компетенция «навыки принятия решений»: как ее оценивают работодатели и как ее продемонстрировать
Ответственность как компетенция работника: как ее оценивают работодатели и как ее продемонстрировать
Рабочие компетенции: определение, типы и примеры оценки
Самоорганизация как компетенция для оценки при приеме на работу
20 самых популярных вопросов собеседования при найме руководителей
Психологические тесты для руководителей
Психологические тесты при приеме на работу и качества, которые они проверяют
Ситуационный тест — индикатор ваших навыков оперативного мышления
OPQ32: личностный опросник от SHL, что это и какие компетенции он проверяет
Личностные опросники: что это такое и в чем их сложность
Big 4FMCGTalent QБанкивербальные тестыВремя героевДобыча и энергетикаКонкурсыЛидеры РоссииЛогические тестыоценка кандидатаОценка кандидатовоценка личностиоценка мотивацииОценка персоналаОценка сотрудниковПодбор IT специалистовПодбор менеджеровПодбор персоналаПодбор программистовПодбор руководителейПрием на работуПримеры тестовПроизводствоРезюмеРозничные сетиСобеседованиеСоветы работодателямТестирование кандидатов при приеме на работуТестирование персоналаТестыТесты SHLУспешная карьераЧисловые тестыэкопси 
