Тесты при приёме на работу
8-800-250-240-6 Звонок по России бесплатный

Процесс коммуникации: что он из себя представляет и как улучшить навыки общения

Подготовка

Общение — это естественный элемент человеческой жизни, и все мы ежедневно общаемся с другими людьми, не особо задумываясь об этом. Тем не менее, общение — это также навык, который мы можем развивать, чтобы стать более эффективными и добиваться лучших результатов, что может быть очень полезным в работе и карьере. В этой статье более подробно рассматриваются стили и процессы общения, которые могут помочь вам улучшить навыки общения в вашей профессиональной роли и показать вашему работодателю, что вы – мастер коммуникации.

Также обратим ваше внимание, что ситуационные тесты на коммуникативные навыки входят в любое современное тестирование при приеме на работу, и являются значительной частью тестов на управленческий потенциал конкурса «Лидеры России».

Различные типы коммуникации

Хотя устная речь — это первое, что приходит на ум, когда мы думаем об общении с другими, это лишь малая часть процесса общения. Мы можем разделить общение на четыре типа или составляющих:

Вербальная коммуникация

Вербальное или устное общение включает в себя любой способ общения с помощью звука. Речь — самый очевидный способ вербального общения, но мы посылаем разные сообщения в зависимости от стиля нашей речи. Тон голоса является важной частью вербального общения. Вы можете изменить значение слова или фразы, просто изменив свой тон. Если бы вы сказали одно и то же шепотом или криком, слушатель получил бы совсем другое сообщение. А в китайском языке тональность полностью меняет смысл слов.

Вербальное общение также зависит от того, как мы социализируемся и как нас учат значению языка. Например, одна и та же фраза может означать что-то совсем другое в разных культурах. Понимание контекста и среды, в которой вы используете язык, может повлиять на ваш выбор слов.

деловое общение формальное

Невербальная коммуникация

Как люди, мы постоянно общаемся без необходимости говорить или даже издавать звук. Мы можем делать это намеренно, например, с улыбкой или жестом; или непреднамеренно, например, выражая гнев, шагая взад-вперед или сжимая кулаки. Как говорят специалисты, на невербальное общение приходится более 70% нашего самовыражения, поэтому осознание этого поведения может помочь нам общаться более ясно и продуктивно. К видам невербального общения относятся:

  • Тон голоса
  • Зрительный контакт
  • Язык тела
  • Жесты
  • Выражения лица
  • Поза тела
  • Визуальная связь

Визуальная коммуникация является самой распространенной, и она везде окружает нас. Она включает в себя визуальную передачу информации, чтобы другие люди могли ее просматривать и извлекать смысл. Этот вид общения может принимать форму:

  • Видео
  • Инфографика
  • Фотографии
  • Анимации
  • Телевидение
  • Графики и диаграммы

Визуальная коммуникация широко используется во многих рабочих средах. Например, презентации – это как раз визуальная коммуникация, усиленная речью.

Письменная коммуникация

Письменная коммуникация предполагает обмен сообщениями посредством письма. Она может принимать различные формы, в том числе:

  • Статьи
  • Веб-страницы
  • Отчеты
  • Электронные письма
  • Заметки
  • Письма

Письменное общение часто используется как более формальный метод обмена сообщениями. Он в значительной степени зависит от того, как читатель поймет и интерпретирует текст так, как он был задуман. По этой причине хорошие навыки письменной речи имеют основополагающее значение для четкого и эффективного общения с использованием этого метода, особенно в работе.

Формальное и неформальное общение

Все четыре стиля общения могут быть как формальными, так и неформальными, хотя некоторые больше подходят одному, чем другому. Неформальное общение носит непринужденный и расслабленный характер. Оно не следует установленному процессу или правилам и может меняться в зависимости от состава и настроения участников.

Формальное общение использует предопределенные правила, маршруты и форматы и часто используется для структурирования общения на рабочем месте. Например, электронные письма, отчеты, встречи и обзоры имеют предопределенную структуру и обычно имеют принятые правила, такие как отсутствие нецензурной лексики или сленга.

Работодатели широко используют тесты при приеме на работу для оценки навыков коммуникации. В первую очередь, оцениваются навыки формального делового общения. Но нередко в тестах встречаются ситуации, когда от соискателя требуется показать владение навыками эффективного неформального общения – например, в приватных разговорах с коллегами.

деловое общение формальное

Стоит отметить, что мы можем непреднамеренно раскрыть наши истинные мысли или чувства посредством невербального общения, поэтому стоит знать о своих привычных невербальных сигналах, особенно в формальной обстановке.

Почему важна эффективная коммуникация?

Эффективная коммуникация лежит в основе успеха каждой организации. Она облегчает профессиональные отношения, упрощает обмен сообщениями с клиентами и третьими сторонами и гарантирует, что люди чувствуют себя услышанными и уважаемыми. Специалисты считают, что эффективная коммуникация:

  • Помогает в принятии решений. Между всеми сторонами должна быть открытая и четкая коммуникация, чтобы руководитель мог принимать решения, устраивающие и укрепляющие его команду. Когда сотрудникам разрешено высказывать свое мнение и идеи, руководитель может использовать всю необходимую информацию для принятия обоснованных решений.
  • Способствует координации. Эффективное общение помогает координировать работу членов команды или организации для достижения наилучших результатов и достижения целей.
  • Улучшает сотрудничество. Сотрудники, которые чувствуют, что их слушают и слышат, более склонны к сотрудничеству и поддерживают изменения, проводимые руководством. Открытый процесс общения дает сотрудникам чувство причастности и лояльности компании и руководству, поэтому они более охотно сотрудничают друг с другом и с руководством.
  • Повышает производительность. Когда команды общаются эффективно, они могут работать вместе, чтобы достичь большего, что в конечном итоге экономит время и деньги компании.

Неэффективное общение может иметь обратный эффект. Независимо от того, насколько хорошо вы справляетесь с конкретной работой, вам будет трудно добиться успеха на работе, если вы не сможете эффективно общаться с коллегами, клиентами и руководством. Плохая коммуникация создает барьеры для понимания. Большинство неэффективных коммуникаторов не признают в себе эту черту, а затем удивляются, почему они не получают ожидаемого ответа при попытке донести сообщение.

Важно отметить, что коммуникативные навыки работают в обоих направлениях. Помимо того, что вы должны научиться доносить свое сообщение, вам также необходимо использовать навыки слушания, чтобы точно слышать и интерпретировать сообщения других людей.

Навыки общения оценка компетенций тесты лидеры россии

Процесс коммуникации

Процесс коммуникации — это структура, которая определяет и описывает способ, которым люди передают сообщение. Он рассматривает все аспекты общения и предоставляет пошаговое руководство по эффективному общению.

Важно понимать механизмы процесса общения, чтобы вы могли проверить свои собственные методы общения и улучшить те области, в которых вам может не хватать эффективности. Независимо от того, насколько хорошо вы справляетесь со своей работой, плохие коммуникативные навыки будут сдерживать вас и негативно влиять на вашу производительность.

Любой акт общения включает в себя три основных компонента:

  • Отправитель
  • Сообщение
  • Получатель

Чтобы помочь нам понять это глубже, мы можем разбить процесс на восемь частей:

  1. Отправитель — человек, который хочет передать информацию другому лицу или группе. У отправителя есть идея или сообщение, которым он планирует поделиться.
  2. Сообщение – информация, которой отправитель хочет поделиться. Как только отправитель разработал свое сообщение, он решает передать его другим, каким-то образом передав информацию.
  3. Кодирование — отправитель выбирает наиболее подходящий и эффективный стиль передачи этой информации (письменный, визуальный или устный).
  4. Канал — точный способ передачи сообщения (например, электронная почта, телефонный разговор, видео). Канал связи оказывает значительное влияние на то, как сообщение будет получено. Некоторые каналы больше подходят для неформального или формального общения.
  5. Получатель – лицо, получающее сообщение.
  6. Декодирование – способ, которым получатель интерпретирует и понимает информацию. Человек, получающий сообщение, расшифровывает его, чтобы понять и проанализировать. Идеальным результатом этого этапа является то, что получатель понимает сообщение точно так же, как задумал отправитель. С этого шага отправитель больше не может контролировать процесс.
  7. Обратная связь — получатель связывается с отправителем, чтобы подтвердить полученную информацию или действовать в соответствии с ней, что позволяет отправителю оценить, было ли сообщение понято. Иногда ответа не требуется, и этот этап процесса опускается.
  8. Шум – любое внешнее воздействие, которое может повлиять на процесс коммуникации на любом этапе. Шум может включать в себя плохое интернет-соединение, внешние отвлекающие факторы, предубеждения, мысли и предыдущий опыт получателя, а также существующие отношения между отправителем и получателем.

Как использовать процесс коммуникации

Проработка процесса общения может улучшить способ вашего общения и то, как ваше сообщение будет воспринято.

  1. Подумайте, что вы хотите сообщить

Четкое понимание как смысла, так и предполагаемого результата вашего сообщения будет иметь большое значение для того, чтобы ваше сообщение было передано верно. Прежде чем начать, спросите себя: «Что именно я хочу сообщить?»

Четкое представление о том, что вы хотите сказать, может помочь вам понять, как вы хотите, чтобы это было воспринято, и как лучше всего передать свое сообщение.

Например, если вы собираетесь предупредить членов вашей команды о предстоящем собрании, к которому им нужно подготовиться, вы можете указать дату и время собрания, а также детали презентации, которую им нужно будет представить.

  1. Составьте свое сообщение

Как только вы поймете, что хотите сказать, выберите наиболее подходящий способ общения. Если ваше сообщение является официальной рабочей инструкцией, вы можете решить, что оно лучше всего подходит, например, для отправки по электронной почте.

Прежде чем составить сообщение, спросите себя: как получатель может понять и интерпретировать эту информацию? Есть ли что-то, что им нужно знать, прежде чем получить это сообщение?

Предвидение и устранение любых препятствий на пути эффективного общения на этом этапе может помочь процессу пройти гладко.

Продолжая наш пример, вы можете отправить своей команде приглашение на собрание из календаря, прикрепленное к электронному письму, напоминая им о цели и содержании презентации, а также о том, что от них ожидается во время собрания.

Тесты на коммуникативные навыки чаще всего оценивают именно этот навык – умение составлять сообщение, чтобы оно наилучшим образом достигало цели общения.

  1. Продумайте доставку сообщения

После того, как вы определились с методом связи и информацией, которую хотите отправить, вам необходимо спланировать доставку сообщения. На этом этапе вы можете спросить себя: «Как повысить вероятность того, что получатели откроют эту информацию и сосредоточатся на ней?»

Вы можете отправить его в спокойное время дня или когда вы знаете, что меньше шансов, что получатель будет отвлечен.

В нашем примере с приглашением на встречу вам нужно будет сообщить об этом заблаговременно, чтобы ваша команда успела подготовиться. Вы также можете запланировать отправку электронной почты первым делом утром, чтобы они могли прочитать ее, прежде чем приступить к работе.

  1. Получите и проанализируйте отзывы

Ожидайте услышать ответ от получателя и приготовьтесь извлечь уроки из обратной связи. На этом этапе спросите себя: «Было ли мое сообщение получено и понято так, как предполагалось?», «Отреагировал ли получатель так, как я ожидал?»

В нашем примере про встречу команды: на встрече вы увидите, подготовились ли они, уделили ли вы им достаточно времени и эффективно ли рассказали о том, что им нужно было сделать.

Навыки коммуникации оценка компетенций тесты конкурса лидеры россии

Советы по улучшению процесса коммуникации

Записывайте важные моменты. Держите блокнот для записи ключевой информации, которую вам нужно сообщить, когда она возникнет. Это поможет вам на втором этапе процесса общения, когда вы сформулируете план того, что хотите сказать. Очень многие люди полагаются только на свою память и упускают важные моменты.

Знайте свою аудиторию. Чтобы удовлетворить потребности получателя и продемонстрировать, что вы уважаете его время, вам необходимо понять его позицию в ситуации. Чем лучше вы знаете свою аудиторию, тем выше шансы, что ваше сообщение будет воспринято так, как задумано.

Обратите внимание на язык тела и зрительный контакт. Невербальное общение является важным аспектом эффективного общения, и его легко упустить из виду. Ваше невербальное поведение многое говорит о ваших истинных мыслях и чувствах, поэтому понимание этого может помочь вам общаться более эффективно.

Будьте структурированы и лаконичны в своем сообщении. Получатель, вероятно, очень занят своей работой, поэтому упростите ваше сообщение везде, где это возможно, чтобы ему было легче его быстро переварить и ответить соответствующим образом.

Развивайте свои навыки слушания. Эффективное общение включает в себя внимательное слушание. Подумайте о том, как вы получаете сообщения и прислушиваетесь ли вы к отзывам и предложениям от других людей.

Будьте доступны — поддерживайте открытую линию связи между собой и вашей командой. Ваши коллеги будут более эффективно общаться, если будут знать, что их усилия приветствуются и ценятся.

Будьте готовы внести больше ясности в свое сообщение. Мы не всегда правильно понимаем то, что нам говорят, с первого раза, поэтому будьте готовы принять обратную связь и исправить исходное сообщение, если оно не было ясно понято. Воспринимайте каждую точку общения как возможность улучшить свои коммуникативные навыки.

Навыки коммуникации оценка компетенций общение тесты лидеры россии


Общение — это навык, который мы используем каждый день. Если мы будем стремиться к совершенствованию нашего стиля общения, мы сможем значительно улучшить отношения и результаты в работе и карьере. Восьмиэтапный процесс коммуникации дает структуру всем коммуникациям и позволяет нам анализировать то, как мы общаемся, определяя любые области, в которых мы можем улучшиться.

На HRLider мы собрали для вас крупнейшую русскоязычную базу тестов при приеме на работу, в том числе более 100 тестовых вопросов на оценку навыков коммуникации и более 600 вопросов психологических тестов на компетенции и личностные качества соискателей. Наши тесты помогут вам, если вы соискатель и готовитесь к тестированию, и, если вы работодатель, и вам нужно оценить компетенции кандидатов. Начните работу на HRLider с бесплатного демо-доступа по кнопке ниже.


Попробовать бесплатно

Начать подготовку

Рекомендуем наши другие статьи про навыки коммуникации и другие компетенции, которые оценивают работодатели.

Коммуникативные навыки и тесты на оценку навыков коммуникации

Ключевые компетенции, которые оценивают работодатели при приеме на работу

Тесты на эмоциональный интеллект — что это, примеры, рекомендации по решению

Почему мы нуждаемся в чутком лидерстве больше, чем когда-либо

Ситуационные тесты на сильные стороны

Компетенция «навыки принятия решений»: как ее оценивают работодатели и как ее продемонстрировать

Рабочие компетенции: определение, типы и примеры оценки

20 самых популярных вопросов собеседования при найме руководителей

Психологические тесты при приеме на работу и качества, которые они проверяют

Тесты и ассесменты для менеджеров по продажам

Психологические тесты для руководителей

Психометрическое тестирование для специалистов колл-центров и службы поддержки

Тесты на эмоциональный интеллект — что это, примеры, рекомендации по решению

Личностные опросники: что это такое и в чем их сложность

OPQ32: личностный опросник от SHL, что это и какие компетенции он проверяет

Портрет идеального выпускника ВУЗа глазами работодателя (по критериям личностного опросника SHL OPQ32)

Мотивационный опросник MQ: его цели и критерии оценки